کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه

کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه _ این کتاب مناسب کسانی است که فارغ از مدارک و گواهینامه‌ها، واقعاً می‌خواهند بدانند پروژه یعنی چه و در جهت بهبود اوضاع حرف‌های خود قدمی بردارند.

خیلی ها معتقدند، مدیریت پروژه رشته‌ای است که اغلب اشتیاقی برای یادگیری آن وجود ندارد زیرا آن را موضوعی تخصصی، سخت و پیچیده می‌دانند که فقط برخی از متخصصان از عهده‌اش برمی‌آیند.

درستی یا نادرستی این موضوع اغلب به زاویۀ نگاهمان به مدیریت پروژه بستگی دارد و اینکه وقتی میگوییم مدیریت پروژه چه چیزی به ذهنمان می‌رسد. احتمالاً پروژۀ بزرگ صنعتی، خدماتی یا عمرانی با صدها نفر که در آن مشغول به کارند و فرایندهای پیچیده و تخصصی.

اما اگر پروژه را مجموعۀ فعالیت‌هایی تعریف کنیم که آغاز و پایان مشخص دارند، بودجه و هزینۀ آن‌ها محدود است و لازم است با کمک افراد دیگر آن‌ها را به سرانجام برسانیم، متوجه می‌شویم که همه ما در مسیر زندگی شخصی و حرفه‌ای‌مان با فعالیت‌های زیادی ازاین‌دست درگیریم اما نام آن‌ها را پروژه نمی‌گذاریم و خودمان را مدیر پروژه نمی‌دانیم. اما به‌نوعی همه مدیر پروژه هستیم…!


تمجید از کتاب

مدیرپروژه برای غیر مدیرپروژه معیاری جدید برای مدیریت واقعا اثربخش پروژه است. این کتابی است که باید خوانده شود.

گری آکوینو، مدیر آموزش و توسعه‌ی سازمانی بنیاد اسور آمریکاس

با چاپ کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیرپروژه، مؤسسه‌ی فرانکلین کووی مدیریت پروژه را دراختیار رهبران همه‌روزه قرار داده است. این کتاب راه‌حل‌های عملی و فرایندهای آسانی برای ایجاد بینش مشترک و جداول زمانی واقع‌بینانه و تحویل‌دادنی‌های موفق تهیه می‌کند. اگر درگیر اجرای پروژه در هر اندازه‌ای هستید، با نخواندن این کتاب به خود و تیمتان مدیون‌اید.

کیث جانسون، سرپرست آموزش و توسعه‌ی ایالت کلورادو آمریکا

امروزه، مدیران چندین پروژه‌ی سخت را باید با منابعی محدود رهبری و تکمیل کنند. نویسندگان، کوگن و بلیکمور و وود، مثال‌ها و تکنیک‌های ساده‌ای ارائه می‌کنند که برای موفقیت در این دوران ضروری‌اند.

مایکل فانگ، مدیرعامل سابق والمارت یو.اس.


درباره‌ی نویسندگان

کتاب حاضر با تلاش سوزت بلکمور و کری کوگان و جیمز وود نگاشته شده است. کوگان با ۲۵ سال تخصص درزمینه‌ی تجارت، سابقه‌ی همکاری با شرکت‌های بزرگی همچون AlphaGraphics را در کارنامه دارد. همچنین، مدت‌ها اجرای استاندارد ایزو ۹۰۰۰ را در جهان برعهده داشت. بلکمور نیز مانند کوگان کار خود را از AlphaGraphics شروع و به‌تدریج مراحل ترقی طی کرد و در‌نهایت در پروژه‌ی شرکت FranklinCovey، با کوگان و وود همکاری کرد. جیمز وود، تنها کسی از بین نویسندگان است که مدیریت پروژه را به‌صورت آکادمیک آموخته و آموزش داده است. وی سابقه‌ی ۲۵ ساله در‌زمینه‌ی مدیریت پروژه، توسعه‌ی نرم‌افزار، مهندسی و آموزش دارد و در چهار دانشگاه مختلف به‌عنوان استاد کمکی مشغول به تدریس است.

درباره‌ی دیگر ترجمه‌های آن

کتاب حاضر با نام کامل Project Management for the Unofficial Project Manager در سال ۲۰۱۵ با همکاری شرکت FranklinCovey منتشر شد. در ایران، انتشارات آریانا قلم این کتاب را با ترجمه‌ی سیدآرمین میرحسینی روانه‌ی بازار نشر کرده است.


معرفی کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه اثر کوری کوگن

در کتاب”مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” به نویسندگی ” Kory Kogon“،Suzette Blakemore“و”James Wood” میتوان به داستانی اشاره کرد با این مفهوم که در محل کار امروزی، به طور معمول از کارمندان انتظار می رود که پروژه ها را هماهنگ و مدیریت کنند. با این حال، چالشی که برای شما وجود دارد، این است که شما به طور آکادمیک در مدیریت پروژه ها آموزش ندیده اید و در واقع شما یک مدیر پروژه غیر رسمی و غیر متخصص هستید.

کارشناسان بحث مدیریت و مدیریت سرمایه، “” کوری کوگن، “سوزت بلیکمور” و “جیمز وود” اهمیت رهبری را در تکمیل پروژه در کتاب”مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” عنوان می کنند و توضیح می دهند که برای مردم دانستن فرمول موفقیت مهم است و توانسته اند فاکتورهای اساسی مربوط به مدیریت هر ارگان را چه کوچک و چه بزرگ را در زندگی روزمره، بخوبی ارائه بدهند.

مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” بینش عملی و واقعی در دنیای واقعی برای مدیریت موثر پروژه ارائه می دهد و بامخاطب هر آنچه که برای مدیریت صنعتی و اداری نیاز است را به اشتراک می گذارد که چهاراصل مهم آن میتواند موارد ذیل باشد

1.داشتن کلیاتی برای آغازکردن
2.داشتن طرح
3.اجرا کردن طرح
4.مانیتورینگ( کنترل)

در واقع “کوری کوگن “،سوزت بلیکمور”و”جیمز وود” در مجموعه ی اثر “مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” سعی بر این دارند در انتهای هر فصل از نکات برجسته و جذاب زندگی واقعی ، ضربات به یاد ماندنی “ضرب المثل مدیریت پروژه” و مرور سریع مخطب خود را بهره مند کنند.

بنابراین، کتاب”مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” به نویسندگی “کوری کوگن “،سوزت بلیکمور”و”جیمز وود”برای افرادی که قصد دارند پروژه های خود را سازماندهی کنند ،توصیه می شود.
اگر پروژه هایی بدون داشتن تیم متخصص و در واقع دوره دیده ی علم”مدیریت” بصورت آزمون و خطا در حال انجام دارید، این کتاب نیز برای شما مناسب است.
“مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص”طرز تفکر در مورد مدیریت پروژه را تغییر می دهد – “مدیر پروژه” ممکن است عنوان رسمی شما یا لزوما شغل رویایی شما نباشد، اما با داشتن راهکارهای صحیح می توانید برتری داشته باشید.
در نهایت برای شما مطالعه ی اثر “مدیریت پروژه برای افراد غیر متخصص” به نویسندگی “کوری کوگن “،سوزت بلیکمور”و”جیمز وود” توصیه می شود.


بریده‌هایی از کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه

به جرات و بدون اغراق میتونم بگم یکی از بهترین کتاب‌هایی بود که در زمینه مدیریت پروژه خوندم. از کجا اینو میگم؟ اصلا کلمات قلمبه سلمبه نداره، به ساده ترین شکل ممکن مطالب رو شرح میده، برای هر مبحثی یه مثال کاملا کاربردی و قابل فهم داره، سن و سال و مقام و رتبه نمیشناسه! از یه مدیر شرکت بزرگ بگیر تا کسی که میخواد توی خونه آشپزی کنه ! میتونه این کتاب رو سرلوحه زندگیش قرار بده. از همه ی اینا بگذریم طراحی زیبا و جذاب این کتاب باعث میشه ضمیر ناخودآگاهت همه‌ش بهت بگه بخونش…

توجه:

مطالب زیر نکات و بریده‌هایی از کتاب است که به نظر من مهم بوده و تیتروار ارائه می گردد. به طور حتم خواندن کتاب اصلی توصیه می‌گردد.

 

در اغلب موارد افراد شور و اشتیاقی به یادگیری مدیریت پروژه ندارند. اگر بخواهیم تعریفی آسان از پروژه داشته باشیم به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که آغاز و پایان مشخصی دارد. بودجه و هزینه محدودی برای آن تعیین شده است و با کمک افراد دیگر می‌توانیم آنها را به سرانجام برسانیم. این کتاب با رویکردی عمومی در مورد این مسایل صحبت می‌کند. اکثر پروژه‌های پیچیده به دلیل اینکه مدیران موارد بسیار ساده را فراموش می‌کنند شکست می‌خورند.

این کتاب برای کسانی است که پول می‌گیرند تا فکر کرده و نوآوری و خلاقیت به خرج دهند. برای ما که در محیط کار یا خانه، کاری را شروع می‌کنیم و دیگران از ما الگو می‌گیرند. در این کتاب اصول را به صورت واقعی یاد می‌گیرید اما این کتاب یک مرجع نیست. این کتاب در مورد تبدیل شدن از سطح خوب به عالی است هم در زندگی حرفه ای و هم در زندگی شخصی‌تان. اجرای با کیفیت کارها است از پروژه‌های حرفه ای تا جشن عروسی

فقط 8درصد سازمان‌ها عملکردهای سطح بالا در مدیریت پروژه ها دارند. 45درصد پروژه ها از محدوده زمانی خود تجاوز کرده و یا کاملا لغو می‌شوند. فقط 45 درصد پروژه ها در حقیقت به اهدافی که باید برسند دست پیدا می‌کنند. در دنیا برای هر 100 دلار که در پروژه ها سرمایه گذاری می‌شود 13.5 دلار ضرر خالص ایجاد شده که برای همیشه غیرقابل بازگشت است.

موفقیت در پروژه= نگرش ذهنی صحیح + ابزارها + مهارت ها

کتاب‌هایی که در این زمینه وجود دارد معمولا خشک و رسمی نوشته شده است. فرآیندهایی پیچیده و ترسناک دارند. در دنیای امروز همه ما مدیر پروژه هستیم و رهبری مردم به جز مدیریت فرآیندها هم وجود دارد.

مدیریت پروژه:

1. درک پتانسیل افراد تیم است

2. مشارکت دادن آنها است

3. الهام بخشیدن به آنها است

چرا یک پروژه شکست میخورد؟ کمبود تعهدات و حمایت، زمانبندی نامعقول، اولویت های رقابتی بی شمار، خروجی‌ها، منابع نامعقول، افرادی که از پروژه رانده شده‌اند، سیاست ها و قوانین، نداشتن شمای کلی

وقتی پروژه ای شکست میخورد به میزان 3/1 بودجه اولیه خود هزینه اضافی ایجاد میکند و مدیران پروژه ناشایست تلقی می‌شوند و روحیه ها کم شده و عدم مشارکت افزایش می‌یابد.

دلایل موفقیت پروژه:

1. به انتظارات یا فراتر از آنها می‌رسند

2. منابع را بهینه می‌کنند

3. برای پروژه‌های بعدی روحیه و اعتماد تیمی ایجاد میکند

به صرف اینکه پروژه بر اساس زمان تعیین شده و یا با بودجه مصوب شده تمام میشود موفق نیست یا اسم موفقیت را بر روی آن نمی‌توانیم بگذاریم. آیا پروژه به انتظارات و یا فراتر از آن رسیده است منابع را بهینه کرده است، برای پروژه‌های بعدی روحیه تیمی و اعتماد تیمی ایجاد کرده است؟

رهبری موثر افراد خیلی مهم است. همیشه سعی کنید کارها را مدیریت کرده و مردم را رهبری نمایید.

مردم ذاتا دوست دارند به آنها اهمیت بدهید، به آنها ارزش بدهید و دوست دارند در کارهایی دخیل شوند که واقعا اهمیت دارد مشارکت کنند. اصول اولیه مدیریت پروژه همیشه یکسان است.

گروه های فرآیندی در پروژه:

1. آغاز

2. برنامه ریزی

3. اجرا

4. نظارت و کنترل

5. خاتمه

افراد در پروژه به دو دسته تقسیم میشوند: عملیاتی (فرآیندی)/ الهام بخش و رهبر

اگر نتوانید بین گروهی از افراد خوب مشارکت ایجاد کنید هر چقدر هم که فرآیندهایتان خوب باشد هیچ فایده ای نخواهد داشت. فرآیند کلیدی برای موفقیت در پروژه لازم است اما فرآیند فقط نیمی از معادله است رهبری مردمی نیمی دیگر است که به اندازه فرآیند مهم می‌باشد.

موفقیت پی در پی در پروژه = مردم + فرآیند

 


استراتژی کنترل و کارایی به ندرت جواب می‌دهد مخصوصا در بلندمدت

اختیار غیررسمی: به افراد القا می‌شود که خودشان بخواهند در تیم بازی کنند و به پیروزی برسند.

اختیار رسمی: نتیجه عناوین و سمت ها است.

اختیار غیر رسمی: از شخصیت و توانایی های رهبری نشات می‌گیرد.

اختیار غیررسمی میتواند بسیار قدرتمندتر از اختیار رسمی باشد.

شخصیت چیزی است که وقتی تحت فشار قرار دارید از خود نشان می‌دهید نه زمانی که همه چیز بر وفق مراد است.

چهار رفتار بنیادی در اختیار غیر رسمی برای رهبری:

1. احترام گذاشتن
2. گوش دادن
3. شفاف سازی انتظارات
4. پاسخگو بودن

احترام گذاشتن به معنی این نیست که بقیه سوار شما شوند همان طوری که با سایر اعضا رو راست هستید احترامشان را حفظ کنید. پاداش احترام گذاشتن احترام است.

شما به عنوان مدیر پروژه باید همه چیز را بدانید و همین فشار باعث می‌شود بیشتر از اینکه گوش دهید حرف بزنید. وقتی گوش نمی‌دهید یا میگوید وقتی برای گوش دادن ندارم سطوح اعتماد و احترام را تخریب می‌کنید و زمان بیشتری باید صرف کنید تا این سطوح را مجددا بازسازی کنید.

الهام بخش بودن اول به گوش دادن و سپس با صحبت کردن شروع میشود. معمولا مردم با صحبت کردن در مورد مشکلاتشان آنها را حل می‌کنند. اجازه بدهید اعضای تیم رشد کنند تمام مشکلات را خودتان به دوش نکشید.

شفاف سازی انتظارات:

وقتی اعضا حس کنند در کار مهمی مشارکت می‌کنند هیجان‌زده و دلگرم می‌شوند. به طور شفاف بیان کنید هرکس در پروژه و موفقیت آن چه نقشی دارد. روند پیشرفت را تشریح کنید و انتظارات را شفاف نمایید.

پاسخگو بودن یعنی الگوی دیگران باشید. بقیه باید ببینند که حرف و عمل شما یکسان است. پاسخگو بودن یعنی شفافیت وضعیتی را گزارش کنید که همان است که است و وقتی خرابی ایجاد میشود آن را می پذیرید. پوشاندن حقیقت است که در بلندمدت ضربه میزند.

آغاز پروژه یعنی زمانی که همه در مورد چگونگی اندازه‌گیری موفقیت پروژه توجیه شده باشند.

برنامه‌ریزی:

چه چیزی قرار است تحویل داده شود؟ بر اساس آنها باید بودجه، جداول زمانی و برنامه ریزی پروژه به خوبی تعریف شود.

اجرا:

اگر برنامه‌ریزی درستی داشته باشید این فاز بسیار آسان است.

خزش محدود:

تمایل پروژه برای تغییر و تبدیل شدن به هیولایی غیرقابل کنترل است. آغاز کردن مهم‌ترین گام است. تصویر شفافی از خروجی‌ها باید داشته باشید. علت ریشه‌ای در شکست پروژه‌ها وجود دارد: عدم انتظارات مشترک. اگر خروجی پروژه از دیدگاه ذی نفعان درست نباشد شکست خورده‌اید.

برای شناسایی ذی‌نفعان پروژه:

از طوفان فکری استفاده کنید تا آنها را در تصمیم‌گیری دخیل نمایید. یادمان باشد تفکر خطی خوب است اما طوفان فکری بهتر خود را نشان می‌دهد.

ذی‌نفعان کلیدی:
کسی که موفقیت یا شکست پروژه را تعیین کند.

هیچ چیز سخت‌تر از مسئولیت، مخاطره‌آمیزتر از رهبری یا نامعلوم‌تر از موفقیت، پیش قدم شدن در معرفی ترتیب جدیدی از شرایط نیست.

مسیر شفافی ایجاد کنید تا تصمیم گیری هوشمندانه ای داشته باشید. همانند قطب نما بیانیه محدوده به شما می‌گوید که در کدام جهت حرکت کنید. برنامه پروژه به شما میگوید چگونه به آنجا برسید همانند نقشه عمل میکند.

ریسک ها را شناسایی کنید و اثرات آنها را ارزیابی کنید. لیست کاملی از مشکلاتی که ممکن است به وجود بیاید بنویسید.

ریسک واقعی = احتمال وقوع * شدت اثر

مهار ریسک:
انتقال ریسک، پذیرش ریسک، کاهش ریسک، حذف ریسک

زمانبندی پروژه: چه کاری در چه زمانی انجام شود؟

پروژه را به بخش های کوچک تقسیم بندی کنید و هر بخش را زمانبندی کنید.

زمانبندی باید قابل رویت باشد. دائما به روز رسانی شود. همه به آن دسترسی داشته باشند. توالی فعالیت‌ها را رعایت کنید.

توالی چه فعالیت هایی باید قبل، همزمان و یا بعد از فعالیت دیگری انجام شود. کار و مدت زمان با هم فرق دارند. کار مقدار زمان لازم برای به انجام رساندن وظیفه است. مدت زمان، زمان مورد نیاز برای انجام کار است.

قانون پارکینسون
وقتی مدت زمان انجام وظایف را بیش از اندازه زیاد کنیم این کار باعث پر رنگ شدن فرهنگ غلط پشت گوش اندازی می‌شود و کارکنان تا دقیقه آخر هیچ کاری انجام نمی‌دهند و در انتها کارهایشان را با سرعت انجام می‌دهند.

 

مسیر بحرانی مجموعه ای از فعالیت ها که مدت زمان پروژه را تعیین میکند. از بهترین منابع در مسیر بحرانی استفاده کنید تا با بالاترین احتمال وظایف را به درستی و به موقع تکمیل نمایید.

برای جلوگیری از ایجاد تگنا در مسیر بحرانی:

1. بهترین افراد را انتخاب نمایید.
2. آموزش متقابل
3. جلسات پاسخگویی تیمی

بودجه‌بندی پروژه را به دو قسمت تقسیم می‌کنیم:

1. هزینه های خارجی: هزینه هایی که باید از منابع خارج از سازمان تهیه شود. مصالح، تجهیزات و خدمات مشاوره ای

2. هزینه های داخلی: هزینه کارکرد اعضای اصلی و دیگر افراد مورد نیاز

کل = هزینه های داخلی + هزینه های خارجی + 10 درصد متفرقه

رهبران موفق پروژه پاسخگو بودن را تمرین می‌کنند. پاسخگو بودن سبب میشود بقیه بدانند که شما در کار خود جدی هستید.

هیچ چیز به اندازه وفای به عهد اعتماد سازی نمی‌کند. با ایجاد اعتماد دیگران را ترغیب می‌کنید که در تیم شما بازی کنند. تجربه ثابت کرده است سختگیری در پاسخگو بودن مشارکت افراد را بیشتر میکند نه کمتر. کارکنان حین انجام پروژه دچار لغزش می‌شوند، راهشان را گم می‌کنند و به بن بست میرسند به عنوان رهبر شما باید کمک شان کنید تا خودشان را مدیریت کنند.راه را برای آنها باز کنید کمک شان کنید تا راه حل پیدا کنند، مدیریت شان نکنید. رهبر فوق العاده کسی است که بتواند مجموعه احساسات خود را اعم از عصبانیت، ناراحتی، سرخوردگی را مدیریت کرده تا به فوق العاده ترین نتایج برسد.

اگر شخصی از اعضای تیم به تعهد خود عمل نکرد:

1. به او گوش کنید
2. احترام نشان دهید
3. شفاف سازی انتظارات
4. پاسخگو بودن

اجرای یک پروژه به مشارکت دادن افراد بستگی دارد. پیچیده ترین برنامه ریزی ها و فرآیندها را داشته باشید اما باز هم این افراد هستند که در محدودیت قرار دارند. اجرای یک پروژه وقتی کامل می‌شود که استاد مهارت هایی شوید که به افراد کمک می‌کنند تا بیشترین تلاش شان را به کار گیرند.

نظارت و کنترل یعنی مراقبت از پروژه در برابر موانع. نسبت به تابلو امتیازات بی تفاوت نباشید وقتی انتظارات شفاف شد لازم است بر روند پیشرفت تیم نظارت و کنترل داشته باشید تا متوجه شوید بازنده بازی هستید یا برنده

وقتی مویرگی مدیریت پروژه را هدایت می‌کنید آنقدر وارد جزئیات خواهید شد که ابتکار عمل را از سایر اعضا می‌گیرید. مدیریت مویرگی اصلا مدیریت مناسبی نیست.

برنامه ریزی و اجرای خوب پروژه باعث می‌شود نظارت و کنترل پروژه راحت تر شود. از دادن خبرهای بد نترسید فقط مطمئن شوید که برای تمام خبرهای بدی که گزارش می دهید برنامه ای هم برای برطرف کردنشان دارید.

خزش محدود یعنی پروژه از کنترل خارج میشود و بزرگ می‌شود. در این حالت باید جلو اعضا را بگیریم تا با هر ایده ای جدیدی یک ویژگی به پروژه اضافه نکنند. هر پروژه ای آغاز و پایانی دارد و چیزی به اسم پروژه دائمی نداریم. رکن اصلی اتمام پروژه: تهیه، جمع آوری، توزیع اطلاعات و رسمی کردن آموخته ها است. اصول پاسخگویی ایجاب میکند هیچ پایان ناقصی وجود نداشته باشد.

اغلب اوقات موفقیت یک پروژه بر اساس زمان و هزینه سنجیده می‌شود اما کیفیت مطلوب و نتایج کاری که می خواستید رسیده اید؟ موفقیت ها و شکست ها را برای ذی نفعان کلیدی گزارش کنید. جشن گرفتن خاتمه پروژه خیلی مهم است زیرا مردم دوست دارند شخصا مورد تقدیر و تشکر واقع شوند. به درس هایی که در حین پروژه آموخته اید اشاره کنید بگذارید که همه متوجه شوند که برای پروژه بعدی آماده هستید.


مشخصات کتاب

عنوان: مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه
عنوان اصلی: .Project management for the unofficial project manage
نویسندگان: جیمز وود، سوزت بلیکمور، کوری کوگن
مترجم: سید آرمین میر حسینی
ناشر: انتشارات آریانا قلم
تاریخ انتشار: تابستان 98
نوبت چاپ: اول
تعداد صفحات: 264
قطع: رقعی
طراح‌ جلد و مدیر هنری: مجید زارع
صفحه‌آرا: عامر آران
شابک: 978-600-7677-75-9

 

 

دیدگاه شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.