مشاوره و مدیریت
مشاوره و مدیریت _ مؤسسه ای که علاقه مند به دگرگونی است، لاجرم دست نیاز به سوی مراکزی دراز خواهدکرد که او را در این راه یاری دهند و به این ترتیب مشاوره مدیریت ضرورت و حقانیت می یابد. همچنین مدیران ارشد برای حفظ بالندگی سازمان ضروری است که جلساتی رابرای دادن مشاوره به مدیران جزء برنامه ریزی کنند.
اجرای مشاوره ها به منظور آگاه کردن مدیران از وظایف خویش، بیان روش های برخورد با استانداردهای مورد نیاز و بیان عملکردهای واقعی است.
داشتن دانش و معلومات در مورد فنون و مهارت ها و تکنیک های مشاوره ای، همچنین قابلیت ها و توانائی به کارگیری آنها برای مدیران، به منظورانجام دادن وظایف شان ضرورت دارد. روش های استفاده شده در مشاوره شامل روش های دستوری، روش غیر دستوری و درحد وسط روش ترکیبی هستند.
در یک تقسیم بندی کلی مشاوره ها را میتوان به دو دسته مشاوره شخصی و مشاوره‌های شغلی تقسیم بندی کرد. دراین مقاله به بررسی وتشریح انواع خدمات مشاوره ای که دریک سازمان و موسسه انجام می شوند، خواهیم پرداخت.
اهداف مشاوره
هدف کلی مشاوره، یاری دادن به مدیران و کارکنان است تا قادر باشند در فضای اعتماد به نفس، تفاهم و توانائی برای کار اثربخش، رشد و پرورش یابند. انجام اقدامات مشاوره‌ای به کارکنان یاری می‌دهد تا از عهده حل دشواری ها و مشکلات خود برآیند و در نهایت به بهتر شدن کارکرد سازمانی می‌انجامد. اجرای مشاوره‌ها به منظور آگاه کردن مدیران از وظایف خویش،بیان روش های برخورد با استانداردهای مورد نیاز و بیان عملکردهای واقعی هستند.
مشاوره و مدیریت:
مشاوره و راهنمائی جزء ذات مدیریت در هرزمان و در هرمکانی است، به گونه‌ای که مشاوره صحیح و موثر یک مدیر، میتواند بسیاری از سوء تفاهم ها راحل کند، همچنین باعث افزایش و بهبود انگیزه‌های شخصی و گسترش و پیشرفت کارهای گروهی شود.
مشاوره فرصتی را برای مدیران ایجاد می‌کند تا با کارکنان خویش صحبت کرده و بیشتر از نگرانی ها و مشکلاتی که آنها در سازمان با آن رو به رو هستند، آگاهی یابند.
کارکنان و مدیران جزء درسازمان ها و ادارات هر روز با مشکلات مختلفی دست به گریبان خواهند بود که راهنمائی و مشاوره موثر و به موقع میتواند در حل مشکلات به آنها کمک کرده تا بتوانند قابلیت ها و ظرفیت کاری خود را به مرحله اجرا در آورند.
این مشاوره ها و رهنمودها لزوما نیاز به صرف ساعات زیادی ندارند، بلکه در برخی از مواقع با صرف چند دقیقه می تواند موثر و اثربخش باشد و مشکلات زیادی را حل کند. مشکلات دارای ابعاد مختلفی نظیر، تنفر و بیزاری ازمسئولیت خود، مشکلات روحی و روانی، مشکلات خانوادگی و مالی هستند.
به طور کلی، دلایل برگزاری یک جلسه مشاوره و راهنمائی برای مدیران جزء و کارمندان از طرف مدیران ارشد عبارتند از:
• بیان و توضیح روش های گسترش کارهای گروهی؛
• دادن آگاهی لازم به کارمندان در مورد عملکردهای عالی و خوب و اقدامات نامطلوب آنها؛
• کمک کردن به کارکنان برای هماهنگ ساختن خویش با استانداردها و قوانین سازمانی؛
• کمک کردن به کارمندان برای حل مشکلات شخصی؛
• تشویق کارکنان به دلیل کارایی و عملکردهای خوب آنها.
مشاوره و مدیریت
درهنگام راهنمائی و مشاوره، مدیر بایستی نشان دهد که او احساسات و عملکردهای زیردستان خود را درک می‌کند. او بایستی خود را در موقعیت مدیران جزء و با آن آمادگی و تجربه آنها در نظر بگیرد. او بایستی تلاش کند تا مواردی را درک کند که برای کارکنان مهم و حساس است.
مدیران هنگام پذیرش کارکنان برای انجام مشاوره، بایستی به گونه ای رفتار کنند که آنها بتوانند احساسات واقعی خود را بیان کنند. به عبارت دیگر، مشاوره و راهنمائی های موثر می تواند یک کارمند را از فشارهایی که هم برای خود شخص، و هم برای آن سازمان مضر است، آزادسازد.
برای انجام مشاوره های موثر و کارآمد، مدیران بایستی یک سری قواعدی را رعایت کنند که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
داشتن تخصص و مهارت در زمینه مشاوره؛
مسئولیت طلبی و مسئولیت پذیری در وظایف واگذار شده؛
تصمیم گیری های به موقع و صحیح؛
شناخت دقیق خود و جست جوی راه های اصلاح خود؛
شناخت کارکنان انجام اقدامات مراقبتی برای بهزیستی و آرامش آنها
آگاه سازی کارکنان(در مورد زمان، مکان و دلایل مشاوره)
گسترش حس مسئولیت پذیری در کارمندان
انجام وظایف و مسئولیت های خویش که شامل سرپرستی، آگاه ساختن و وفاداری است
تربیت و آموزش کارمندان
استفاده و به کارگیری مدیران جزء با در نظر گرفتن قابلیت ها و توانائی های آنها.
محدودیت های مدیران در مشاوره
انجام یک مشاوره صحیح و مطلوب به عوامل مختلفی وابسته است. داشتن دانش و معلومات در مورد فنون و مهارت ها و تکنیک های مشاوره ای، همچنین قابلیت ها و توانائی به کارگیری آنها برای مدیران، به منظور انجام دادن وظایفشان ضرورت دارد. هر چه مدیران معلومات و تجارب بیشتری را کسب کنند، در انجام مسئولیت های مشاوره ای خود بهتر و تواناتر عمل می کنند.
مدیران به عنوان یک مشاور با یک سری محدودیت هایی روبرو خواهند بود. آنها به هرشخصی و در هرشرایطی نمی‌توانند کمک کنند. حتی مشاوران حرفه ای که دارای درجات و مقامی درزمینه مشاوره نیز هستند، همگی آنها توانائی حل مشکلات وکمک رسانی به هر کارمندی را ندارند. مدیران بایستی برای شناخت محدودیت هایشان، آموزش و مهارت لازم را ببینند تا بتوانند کمک موثرتری رابه زیر دستان برسانند.
رفتار مدیر در مشاوره:
برای اینکه مشاور اقدامات موثرتری را انجام دهد وی باید در تمامی امور شخصی و حرفه ای، اصول اخلاقی و رازداری را رعایت کند. همچنین باید، احتیاجات شغلی و محدودیت ها و قابلیت های کارکنان سازمان را شناخته و بهترین روش مشاوره را که کارکنان با آن راحت هستند، تشخیص دهد.
روش های مشاوره:
به تعداد مشاوران، راه های مختلفی برای مشاوره وجود دارد. مدیران موثر و کارآمد هرگز از روش های یکسان برای مشاوره کارکنان استفاده نمی کنند. روش های استفاده شده در مشاوره شامل روش های دستوری، روش غیر دستوری و درحد وسط روش ترکیبی هستند. انتخاب این روش ها به نیازهای مدیران بستگی دارد.
در طول جلسه مشاوره، مدیران برای انتخاب روش مورد نظر خود باید انعطاف‌پذیر باشند. نوع مشکلات، شخصیت کارکنان، محیط فیزیکی و زمان در انتخاب روش مورد نظر تاثیر می‌گذارند.
الف) روش دستوری:
روش دستوری در مشاوره، مشاور محور است. این یک روش ساده و سریع برای حل مسائلی است که احتیاج به راه حل کوتاه مدت دارند.
در این روش فرض می شود که مدیر مهارت ها و دانش لازم رابرای حل یک مشکل و ارائه پیشنهادهای مربوطه را دارد. دراین روش مدیر بیشتر صحبت می کند، مشکلات را بیان می‌دارد، دلایل را مشخص می سازد، پیشنهاداتی را ارائه می دهد و موارد موجود را لیست می کند. همچنین او نصیحت می‌کند، راه حل پیشنهاد می دهد و به کارکنان می‌گوید که چه اقداماتی را باید انجام دهند.
این روش در صورتی مناسب است که یک کارمند مهارت لازم را برای حل مشکل نداشته باشد، یا اینکه او بی‌تجربه بوده و احتیاج به هدایت و مشاوره داشته باشد. اغلب کارکنان این روش مشاوره را ترجیح می دهند.
ب) روش غیر دستوری:
روش غیر دستوری برای مشاوره کارمند محور است. مشاور به گونه ای عمل می کند که کارمند مسئولیت حل مشکل را به عهده گیرد. این روش ساده تر است و بیشتر برخود شناسی متمرکز است، بنابراین به زمان بیشتری نیاز دارد.
انواع مشاوره
در یک تقسیم بندی کلی مشاوره ها را میتوان به دو دسته مشاوره شخصی ومشاوره های شغلی تقسیم بندی کرد. در مشاوره های شخصی هدف رفع مشکلات روحی وروانی و… یک شخص میباشد. در مشاوره های شغلی هدف رفع مشکلاتی به منظور افزایش کارآیی و اثربخشی یک سازمان میباشد.
در اینجا به بررسی انواع خاص مشاوره‌هایی که در یک سازمان و موسسه انجام میشوند خواهیم پرداخت.
الف ) مشاوره‌های مربوط به پذیرش و یکپارچه‌سازی:
این نوع مشاوره‌ها به منظورخوشامدگویی به کارکنان جدید و بلافاصله بعد از ورود آنها انجام می‌شود. این اقدامات یکی از مهمترین مراحل برای آشناسازی کارکنان تازه وارد است.
مدیران وظیفه دارند که قبل از اینکه کارکنان مشکلات خود را توسط دیگران حل کنند، با کسب اطلاعات مفید و واقعی، مشکلات آنها را حل کنند. این امر به تحقق هدف های ذیل منجر خواهد شد:
حل مشکلات شخصی افراد؛
معرفی و شناساندن کارکنان جدید به مدیران و سایر سرپرستان بخش ها؛
شرح تمامی دستورالعمل ها و روش های موجود برای انجام یک عمل و انجام برنامه‌ریزی و زمانبندی های لازم برای اجرای آنها؛
شرح تاریخچه ومقررات سازمان، ماموریت ها وفعالیت های کارکنان؛
شرح و توضیح کارها و وظایفی که برای یک سازمان و برای انجام ماموریت های آن سازمان مهم و حساس هستند؛
بیان کردن سیاستها وخط مشی سازمانها در زمینه حضور، عبور و مرور ، فهرست وظایف،پیشرفت و ارزیابی سطح عملکرد وظایف و مسئولیتها ی کارکنان؛
شرح فرصتها، مهارتها وامکانات لازم برای اصلاح وپیشرفتهای حرفه ای وشخصی؛
آگاه ساختن کارکنان جدید از امکانات وتسهیلاتی که برای برآوردن نیازمندیهای معنوی، رفاه و آسایش آنها تدارک دیده شده‌اند؛
آگاه ساختن ورودی های جدید از دستورالعمل ها و موقعیت دوایر همکاری و مراکز مشاوره خارج از سازمان برای مشاوره بیشتر و موثرتر؛
شرح آداب و رسوم و قوانین داخلی و مناطق ممنوعه سازمان.
ب ) مشاوره های شخصی:
مشاوره‌های شخصی برای کمک به کارکنان یک سازمان با هدف حل مشکلات شخصی او است. مشکلات ممکن است متنوع باشند، از مشکلات مالی گرفته تا مشکلات زناشوئی و خانوادگی. هدف از این مشاوره،کمک کردن به کارکنان برای گسترش ابتکار عمل، سازماندهی کردن مشکلات و حل مشکلات آنهاست. در مشاوره های شخصی، مشاور و راهنما بایستی همواره به نقطه نظر و دیدگاه کارکنان توجه داشته باشد.
به کارمندان بایستی فرصت داده شود تا به مشکلات خویش اندیشیده و احساسات او را درباره آن مشکلات بررسی کرده و در نهایت بتوان کمک های موثری که او خواهان آن است را انجام داد. کارکنان نیز بایستی با مشاوران خوداحساس راحتی کنند.
برای اجرای مشاوره های شخصی موثر مدیران بایستی:
o کارمندان را بشناسند و آنهارادرک کنند؛
o از نگرش ها، انگیزه ها و مهارت های کارکنان آگاه باشند؛
o اختیارات و خصیصه های وجودی آنها را بشناسند؛
o باضوابط و ملاک های مربوط به استخدام نیروهای جدید آشنا باشند.
ج) مشاوره های انضباطی(تربیتی):
مشاوره با کارکنانی که آئین نامه ها،قوانین یادیگر استانداردهای تنظیمی را نقض کرده‌‌اند، به عنوان بخشی از ماموریتهای ضروری مدیران است.
مشاوره های انضباطی برای بهبودواصلاح عملکرد کارکنان ازطریق اصلاح رفتارهای ناهنجارواقدامات نامناسب آنها صورت می گیرد و درنهایت باعث بهبود واثربخشی کارائی سازمانها می شود. هدف از این نوع مشاوره ها،انجام اقدامات اصلاحی است نه انجام اقدامات تنبیهی.
مشاوره‌های انضباطی درمواقعی که کارکنان هیچ پیشرفتی درامور خود نداشته باشند، انجام می گیرد.
د) تشویق و تمجید:
مدیر موفق کسی است که از تشویق های موثر و مطلوب استفاده کند. شناسایی ضعف ها و کمبودها و سپس مطرح کردن راه های پیشرفت و اصلاح رفتارکارکنان جزء مسئولیت های مدیران است. همچنین تشویق کردن آنها به دلیل پیشرفت و اصلاحاتشان و عملکرد شایسته ومناسب آنها بسیار حایز اهمیت است.
تشویق های صمیمی باعث می شود که کارکنان قدر و ارزش مدیرانشان رابیشتر درک کرده و اقدامات خود را نیز به منظور قدردانی از آنها به بهترین نحو ممکن انجام دهند. تشویق زیر دستان امر بسیار ساده ای است که مزایای زیادی دارد.
گام های اصلاح و بهبود مشاوره ها
موارد زیر گام هایی هستند که قبل، در هنگام ، و بعد از جلسه مشاوره اتخاذ می شوند.
الف) قبل از جلسه مشاوره:
گام (۱): شناسایی کارکنانی که به مشاوره نیاز دارند؛
گام (۲):طرحریزی و برنامه ریزی مربوط به جلسه مشاوره.
- مشاوران بایستی خلاصه برداری و طرح ریزی لازم برای مواردی که می خواهند در مورد آن بحث و صحبت کنند را انجام دهند. این طرح ها بایستی انعطاف پذیری لازم راداشته باشند
- تا بتوانند در مقابل تغییر شرایط و وضعیت درطول یک جلسه، واکنش لازم رانشان دهند. این طرح ها نبایستی مانع بحث های با اهمیت کارکنان شود
- برنامه‌ریزی را برای نیم ساعت انجام دهید
- تشخیص آنکه جلسه مشاوره شخصی به زمان بیشتری نسبت به جلسه مشاوره اجرائی نیازدارد
- انتخاب تاریخ وزمان مناسبی که اطمینان داریم مدیر و کارمندان در دسترس می‌باشند.
گام (۳): انتخاب محل مناسب
- محل خلوت
- محلی دور از حواس پرتی و ایجاد وقفه در حین صحبت.
- در مواردی از مشاوره های انضباطی و شخصی، مشاوره بایستی در محل ویژه ای دور از انظار سایرین(مانند اتاق جلسات) انجام گیرد، خصوصا مواقعی که مطالب رد و بدل شده می تواند موجب تخریب شخصیت مشاوره شونده شود.
گام (۴): پیش بینی و انتخاب بهترین زمان
مدت زمان مطلوب ومناسب برای جلسه مشاوره کمتراز نیم ساعت است. اگر یک جلسه نیازمند زمانی بیش از نیم ساعت باشد، برای افزایش کارآیی و اثربخش بودن آن، می توان دو جلسه را طرح ریزی کرد. جلسات طولانی بی‌حاصل و بی فایده بوده و باعث دور شدن از موضوع اصلی می شوند.
موضوع های پیچیده غالبا در یک جلسه قابل حل نیستند و یک جلسه تنها برای طرح مشکل کافی است، اما برای دستیابی و حصول موفقیت کافی نیست. مشکلات پیچیده و بغرنجی که به زمانی بیش از یکساعت نیازدارند، مهارت های ویژه ای می طلبد.
گام (۵): مطلع ساختن کارمندان
به طور معمول آگاه ساختن و مطلع سازی از طریق سلسله مراتب مدیریتی انجام می شود.
گام (6): آگاه سازی در مورد مسائلی نظیر زمان، مکان و اهداف جلسه است.
گام (۷): سازماندهی اطلاعات کسب شده تا در طول جلسات مشاوره از آنها استفاده شوند.
تهیه یک سرفصل کلی در مورد موضوع های موردبحث.
خلاصه ای از طرح های کلی برای هدایت و اجرای جلسات مشاوره.
گام (۸): شناسائی قابلیت ها و محدودیت های مربوطه در مشاوره و شرایط مشاوره.
گام (۹): انتخاب تکنیک ها وروشهای مناسب مشاوره وهمچنین آماده بودن برای تغییر روشها وتکنیک ها درطول جلسه مشاوره.
گام (۱۰): بررسی و بازبینی مسئولیت ها، عملکردها، قابلیت ها و محدودیت های آژانس های ارجاعی در شرایط مشاوره های شخصی.
ب) در طول جلسه مشاوره:
گام (۱): برقراری تفاهم و توافق.
ایجاد یک جوباز که برای ارتباطات دوجانبه مفیدند.
پایان دادن به هرگونه تنش وعصبانیت.
نشان دادن اینکه صادقانه وخالصانه نگران کارکنان هستید.
گام (۲): بیان کردن اهداف ومقاصد جلسه مشاوره
گام (۳): گسترش وادامه دادن جلسه مشاوره.
کسب نقطه نظرات کارکنان ومشخص ساختن شرایط و موقعیت ها.
تشویق و تمجید در زمینه اصلاحات یا انجام اقدامات.
گوش دادن و مشاهده کردن.
تشخیص و شناسایی واکنش های غیر شفاهی(غیر کلامی) کارکنان.
تغییر و اصلاح زمان های اختصاص داده شده به منظور پیشرفت در جلسات مشاوره.
تعیین اهداف مطلوب و روش های واکنش.
گسترش طرح ها به منظور کسب موفقیت.
برنامه ریزی برای جلسات کمکی اگر نیاز باشد.
گام (۴): شناسایی و انجام اقدامات پیگیرانه.
گام(۵): اطمینان از اینکه جلسه تکمیل شده است.
گام(۶): ختم به موقع جلسه مشاوره و اجتناب از شروع مباحث جدید یا بحث بیشتر درباره موارد قبلی.
ج)بعد از جلسه مشاوره:
گام (۱): انجام ارجاعاتی به آژانس های مناسبی که موردنیازند.
گام (۲): انجام تعقیب و پیگیری هایی برای اطمینان از اینکه اقدامات ضروری انجام شده اند و اینکه کارکنان پیشرفت هایی را در اقدامات خویش داشته اند.
گام (۳): آگاه ساختن سلسله مراتب مدیریتی ازنتایج جلسات مشاوره.
گام (۴): رازداربودن در مورد مشاوره.
گام (۵): انجام اقدامات مداوم برای ارزیابی شرایط و موقعیت ها به منظور اطمینان از اینکه به نتایج مطلوب رسیده ایم.
گام (۶): شناسائی وتشخیص نتایج واثرات مثبت. پاداش دادن و تشویق های مداوم درهنگام پیشرفت ها وانجام اصلاحات.
گام (۷): تصحیح نتایج ضعیف. برنامه ریزی مجدد برای جلسات کمکی به منظور تعیین راهکارهای دیگر تا بر مشکلات غلبه پیدا کنند.
هدایت و اجرای جلسات مشاوره
یک جلسه مشاوره به سه مرحله تقسیم می شود: افتتاح (گشایش) جلسه،بحث و مناظره و ختم جلسه.
الف) افتتاح جلسه:
روش ها و اقداماتی که در موقع افتتاح جلسات مشاوره انجام می‌شود تا حد زیادی اثربخشی و کارآئی آن جلسه را تعیین می کند.
ب) بحث و مناظره:
در این مرحله مدیر بایستی از برقراری ارتباط دو طرفه و موثر اطمینان حاصل کند. همچنین دلایل مشاوره بایستی مشخص شود و هر دو طرف مشاوره(مشاور دهنده و مشاوره شونده) یک تفاهم کاملی را باهم داشته باشند.
ج) ختم جلسه:
در ختم کردن جلسات مشاوره ،مدیر بایستی آنچه را که درطول جلسه بحث شده است را به طور مختصر بیان کند.(جمع بندی مطالب بحث شده در طول جلسه) مشاور بایستی اطمینان حاصل کند که هر دو طرف اقداماتی را که بایستی انجام دهند به خوبی درک کرده اند.
پیگیری های مربوط به مشاوره
وظایف مدیران به طورکلی بعد از پایان جلسات مشاوره به پایان نمی‌رسد. اختصاص زمان هایی برای انجام پیگیری های لازم، به اثربخشی و کارائی جلسات مشاوره کمک کرده و درنهایت باعث افزایش کارایی سازمان ها می شود.
اصول موثری که در مشاوره ها حائز اهمیت هستند عبارتند از:
مدیران بایستی با شناخت کارکنان خود و آگاهی از مسئولیت های خویش، آمادگی لازم برای انجام مسئولیت خود در زمینه مشاوره کسب کنند.
مدیران بایستی از نظر روحی و روانی برای واکنش در مقابل نیازمندی های کارکنان در شرایط بحرانی، همچنین برای انجام راهنمائی ها وتشویق های سریع و به موقع آمادگی لازم راداشته باشند.
طراحی و هدایت جلسات مشاوره ای بر اساس اهداف ویژه ای که در ذهن است بایستی انجام شود.
روش هایی که مدیران برای بحث ها و مذاکره انتخاب می‌کنند،(نحوه افتتاح و شروع جلسات مشاوره) به طور قابل توجهی رفتارها و واکنش های کارکنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مدیران بایستی همچنین بعد از پایان یافتن جلسات مشاوره ای، پیگیری لازم را انجام داده تا اطمینان حاصل کنند که تمامی اقدامات مطرح شده به مرحله اجرا درآمده‌اند.
مدیران بایستی در طول جلسات، آمادگی لازم را برای واکنش کارکنان داشته باشند وسپس یک واکنش مناسبی راازخودنشان دهند.
کسب دانش و آگاهی از خطرات و آفات مشاوره، به مدیران در دور کردن این خطرات کمک می کنند.
آفات مشاوره
الف)تفاوت های شخصی؛
ب) قضاوتهای عجولانه(پیش داوری)؛
ج) تصورات وقضاوتهای کلیشه ای؛
د) کنترل نکردن احساسات؛
ه) روشهای یکسان وانعطاف ناپذیر در مشاوره‌ها؛
و) پیگیریهای نامطلوب ونامناسب؛
ز) بیزاری وبی میلی برای مشاوره.
اصطلاحات کارساز
الف)منعکس کردن گفته ها و نظرات:
گوش کردن فعال به معنای تمرکز کردن بر گفته های یک کارمند است به گونه‌ای که به او بفهمانیم که به صحبت های او گوش می‌دهیم و آنها را درک می کنیم. مدیر با توجه به برداشت هایی که از مقاصد و احساسات کارکنان دارد به نوع دیگری مواردی را که شخص آنها را بازگو کرده است توضیح و تفسیر می‌کند.با ارائه این چنین توضیحات و تفاسیری، مدیر نشان میددهد که او کارمند رادرک کرده و لذا مانع از هرگونه آشفتگی و اغتشاش می شود.
برخی از این اصطلاحات و تعابیری که برای منعکس کردن گفته‌ها به کار می‌روند عبارتند از:
آنچه شما گفتید این بود که…؛
شما گفتید که…؛
به نظر می آید که شما مایلید تا…؛
در اصل شما می گوئید که…؛
از دیدگاه شما…؛
به عبارت دیگر آنچه که شما گفتید این است که…؛
شما معتقدید که… .
ب) راهنمائی های عمومی و کلی:
اینها اصطلاحات و تعابیری هستند که مدیر با به کارگیری آنها باعث تشویق و دلگرم کردن کارکنان برای ادامه کار می شوند، همچنین باعث می شود که آنها مشکلات خویش را شرح داده یا چگونگی احساسات خود رادر آن مورد بیان کنند.
برخی از این اصطلاحات وتعابیر عبارتند از:
اطلاعات بیشتری در آن مورد به من بگو؛
بیشتر به من بگو؛
حالا وقت آن شده که هرچه درسینه داری بیرون بریزی.(سبک شوی)؛
فهمیدم.(صحیح است)؛
اگر شما مایلید که راجع به آن صحبت کنید ،خوشحال می شوم که گوش کنم؛
من مایلم که مطالبی راجع به آن رابشنوم؛
می دانم که سخت است که راجع به آن صحبت کنی؛
آیا مایلید که بیشتر راجع به آن توضیح دهید؟
ج) سکوت:
طی جلسات مشاوره، ممکن است که در ارتباطات کلامی یک سری مکث و توقفاتی اتفاق بیفتد.(به عبارت دیگر در جلسه سکوت حاکم شود) این سکوت و توقفات ممکن است بین چند ثانیه تا چند دقیقه متغیر باشند. در مکث ها و توقفات آنچه که حائز اهمیت است این است که در چه مواردی اتفاق افتاده است و چه کسی آن را شروع کرده است. مدیر بایستی دلایل مکث و سکوت در جلسات را شناسایی وطبق آن واکنش لازم را انجام دهد.
نتیجه گیری
خدمات مشاوره ای به شکل موثر نقش زیادی در کاهش مشکلات روحی و روانی کارکنان دارد و بستر و زمینه‌های لازم برای توسعه یافتگی و پیشرفت سازمان رافراهم می کند. زمانی که کارکنان ازتخصص های لازم برخوردار باشند، اما ذهن و فکر آنان به دلیل مسائل روحی و روانی و نارضایتی شغلی، درگیرکار نشود، کارایی لازم را نخواهد داشت.
موارد زیر جزء تعدادی از نکات کلیدی هستند که بایستی به خاطر سپرد:
مشاوره و راهنمائی:
یکی از مسئولیت های اصلی مدیران در تمامی رده ها است.
یکی از موارد مهم برای مراقبت کردن وتوجه به کارکنان است.
محدوده آن از جملات مختصر تشویقی تا جلسات طولانی و ساخت یافته است.
به کارمندان نشان می دهد که مدیرانشان واقعا نگران و دلواپس آنها هستند.
پیامدآن، توسعه وپیشرفت های شخصی و گروهی موثر است.
پیامد آن،حفظ و ابقای کارکنان عالی و خوب در سطح سازمان است.
مشاوره های مربوط به یکپارچه سازی و پذیرش موجب پرورش دادن و پیشرفت کارکنان و پیشرفت های گروهی از طریق اجتماع مناسب اعضای جدید سازمان یا نیروهایی که بعد از یک غیبت طولانی بازگشته اند می‌شود.
مشاوره های تخصصی(شخصی) به منظور کمک کردن به کارکنان برای حل مشکلاتشان یا به منظور ارجاع دادن آنها به کسانی است که می توانند در حل مشکلات به آنها کمک کنند و سپس انجام پیگیری های لازم برای حصول اطمینان از انجام کمک به کارمندان است.
راهنمائی ها و مشاوره های شخصی با هدف راهنمائی و هدایت زیر دستان برای پیشرفت های حرفه ای و آگاه کردن آنها از فرصت های لازم برای خدمات آتی انجام می‌گیرد.
منابع :
۱ – www.surp/ustuss.com/field.html
۲ – FM 22-101 “LEADERSHIP COUNSELING” HEADQUARTERS DEPARTMENT OF THE ARMY WASHINGTON, DC, 3 JUNE 1985.
۳ – ANCOC COMMON CORE BRANCH. LHR-80: PERSONAL AND PERFORMANCE COUNSELING. FORTBLISS, TX: US ARMY SERGEANTS MAJOR ACADEMY, 1983.
۴ – AYRES, D.D. MONOGRAPH #11: THE COUNSELING BUENING, C.R. COMMUNICATING ON THE JOB: A PRACTICAL GUIDE FOR SUPERVISORS. READING, MA: ADDISON – WESLEY PUBLISHING CO., 1974.
۵ – FOURNIES, FERDINAND F. COACHING FOR IMPROVED WORK PERFORMANCE. NEW YORK: VAN NOSTRAND REINHOLD CO.,1978.
۶ – HILL, N.C. COUNSELING AT THE WORKPLACE. NEW YORK: MCGRAW – HILL BOOK CO., 1981.
۷ – OFFICE OF MILITARY LEADERSHIP, UNITED STATED MILITARY A CADEMY. A STUDY OF ORGANIZATIONAL LEADERSHIP. HARRISBURG, PA: STACKPOLE BOOKS, 1976
مترجمان: سیدمحسن یارندی و علی اصغر بیشمارمشا
منبع: ماهنامه تدبیر-سال هفدهم-شماره 167
این مطلب چه میزان برای شما مفید بود؟
دیدگاه شما