معرفی ۳۵ ابزار مفید برای دورکاری
معرفی ۳۵ ابزار مفید برای دورکاری _ امروزه از شما و تیمتان انتظار می‌رود که همه در یک سطح کار کنید و مهم نیست که هر کدام از کجا مشغول به کار هستید.
آیا شما دورکار هستید؟ برای ارتباط بهتر، همکاری مناسب و نظم‌دهی در کارتان می‌توانید ۳۵ ابزار معرفی شده در این مقاله را امتحان کنید.
امروزه از شما و تیمتان انتظار می‌رود که همه در یک سطح کار کنید و مهم نیست که هر کدام از کجا مشغول به کار هستید. تا زمانی که به اینترنت دسترسی داشته باشیم، به راحتی می‌توانیم تمام کارهای روزانه‌مان را انجام دهیم. برای انتشار مطالب وبلاگ، پیگیری ایمیلی، برقراری تماس ویدئویی با مشتریان احتمالی یا تنظیم گردش کارِ مدیریت ارتباط با مشتریان تنها لازم است که به اینترنت متصل شویم.
اما تنها یک ارتباط اینترنتی همه نیازهای ما را در طول روز برطرف نمی‌کند. گاهی باید با اعضای تیم، مدیر پروژهها و افراد دورکار هم ارتباط برقرار کنیم. وقتی شما دورکار هستید، ممکن است در روابط خود با اعضای تیم دچار مشکل شوید. با پیشرفت تکنولوژی، بسیاری از شرکت‌ها برای بهتر شدن روابط و نتیجه کارشان، ابزارها و امکانات جدیدی را به کار گرفتند. در ادامه لیستی از بهترین ابزارها برای دورکاری معرفی شده‌اند که می‌توانند برای شما و تیم دورکارتان قابل استفاده باشند.
این ۳۵ ابزار بر اساس نحوه استفاده به ۸ دسته تقسیم شده‌اند. این دسته‌بندی به شما و تیمتان کمک می‌کنند تا نوع ابزاری را که از آن سود خواهید برد، شناسایی کنید.
ابزارهای همگانی برای همکاری از راه دور
۱. گوگل جی سوییت (Google G Suite)
جی سوییت، یک پلتفرم ارزان و مقرون به صرفه است که ارتباط و همکاری بین تیم را برقرار می‌کند. همچنین اعضای تیم می‌توانند در گوگل داکس (Google Docs)، گوگل شیتس (Google Sheets)، گوگل اسلاید (Google Slide) و دیگر ابزارهای گوگل درایو (Google Drive) با یکدیگر همکاری کنند. در جی سوییت هم می‌توانید یک تقویم تیمی به اشتراک بگذارید یا ایمیل‌های کاری ایجاد کنید.
۲. مایکروسافت آفیس (Microsoft Office)
مایکروسافت، رقیب قدیمی جی سوییت است. جی سوییت تنها به صورت آنلاین و با یک پلتفرم کار می‌کند؛ اما مایکروسافت به شما این امکان را می‌دهد تا اپلیکیشن‌هایی مانند اکسل، اوت‌لوک (Outlook)، وُرد و پاورپوینت را در رایانه یا موبایلتان دانلود کنید. مانند جی سوییت، با این ابزار هم می‌توانید به مدیریت، اشتراک‌گذاری، ذخیره‌سازی و ویرایش اسناد در پوشه‌های تیم بپردازید.
علاوه بر برنامه‌های کاربردی خاص، مایکروسافت به شما این امکان را می‌دهد که از طریق تماس‌های تصویری و ایمیل با اعضای تیمتان ارتباط برقرار کنید. همچنین با این پلتفرم، همکارانتان می‌توانند با شرکت در بحث‌ها به تولید محتوا و پرسش از یکدیگر بپردازند.
ابزارهای مدیریت پروژه و کارها
۳. ترلو (Trello)
ترلو این امکان را به شما می‌دهد تا با ایجاد داشبورد، بر روی پروژه‌های بزرگ و وظایف مربوط به آن‌ها تأکید کنید. هر وظیفه کوچک به نام کارت (Card)، می‌تواند با یک برچسب رنگی یا متنی علامت‌گذاری شود. برای مثال، وقتی می‌خواهید بگویید که چیزی «ضروری» است، می‌توانید کارتی با رنگ قرمز درست کنید و روی آن عبارت «ضروری» را بنویسید و به کارت ترلوی مناسب آن بچسبانید. همچنین می‌توانید کارت‌ها و موعدهای تحویل پروژه را برای اعضای تیمتان تعیین کنید و پیشرفت هر کار را بر حسب نوع فعالیتش دنبال کنید.
۴. آسانا (Asana)
در آسانا نیز می‌توان پروژهها را به صورت منظم به اشتراک گذاشت و هر وظیفه را به اعضای تیم محول کرد. به علاوه می‌توانید در مورد هر وظیفه گفتگو کرده و پیوست‌هایی مثل دراپ‌باکس (Dropbox)، باکس (Box) و گوگل درایو را از رایانه خود به آن‌ها اضافه کنید. همچنین دارای تقویم رویدادها، داشبوردها و لیستی برای انجام کارهای شخصی خودتان است.
۵. اسمبلا (Assembla)
اسمبلا محیط مناسبی برای توسعه‌دهندگان وب است. اسمبلا می‌تواند پروژه‌های مربوط به هر نوع آزادکاری یا فریلنسینگ را مدیریت کرده و گزارش‌ها را تولید و زمان هر پروژه را تعیین کند. به علاوه به تدریج هر نسخه آن ساده‌تر می‌شود و نواقص نسخه‌های قبلی برطرف می‌گردد. همین طور کار با آن نسبت به جیرا (Jira) آسان‌تر است.
۶. بیس‌کمپ (Basecamp)
استفاده از بیس‌کمپ به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت پروژه بسیار آسان است. این ابزار به شما کمک می‌کند تا تقویم‌ها را منظم و زمان جلسه‌ها را مشخص کنید. همچنین می‌توانید مسئولیت‌های محول شده به اعضا را پیگیری و اسناد را ذخیره کنید. تمام مدیریت پروژه‌های‌تان بر روی یک داشبورد تنظیم می‌شوند تا شما با دقت بسیار بتوانید روند کارها را زیر نظر داشته باشید.
۷. رینگ سنترال (RingCentral) و گلیپ (Glip)
رینگ سنترال، شرکت را قادر می‌سازد تا در مواقع دورکاری تماس‌ها را به خط کاری‌تان در تلفن همراه متصل کند. گلیپ هم کمک می‌کند تا مدیریت اولیه پروژه را انجام دهید و به صورت چت و پیام با اعضا در ارتباط باشید. این برنامه، ابزار قدرتمندی برای مدیریت وظایف، به اشتراک گذاشتن تقویم‌ها و فایل‌ها، توضیح عکس‌ها و مکالمه گروهیِ آسان و سریع است. همچنین قابلیت جست‌وجو در مکالمه‌ها را دارد. با قابلیت گفتگوهای گروهی و مدیریت استاندارد پروژه می‌توانید برنامه مکالمه تصویری را فعال کنید تا با هم‌تیمی‌های‌تان در مورد وظایف پیش‌رو بحث کنید.
۸. گیت‌هاب (GitHub)
توسعه‌دهندگان وب شیفته گیت‌هاب خواهند شد؛ چون برای تیم‌های دورکار طراحی شده است. این پلتفرم به اعضا اجازه می‌دهد تا به صورت مجازی کدها را بازخوانی کرده و پروژه‌های شخصی و متن باز را مدیریت کنند. بازار آنلاین گیت‌هاب، ابزارهای مختلفی را در اختیار کدنویس‌ها قرار می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا کارشان را پربازده‌تر انجام دهند.
۹. جیرا (Jira)
جیرا نیز به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه برای توسعه‌دهندگان وب برای گروه‌های ارائه خدمات به مشتری و مسئولان بخش آی‌تی مناسب است. به علاوه به شما اجازه می‌دهد که کارها را تعیین و پیگیری کرده یا مشکلات کاری را حل کنید. همچنین رابط کاربری موبایل و لپ‌تاپ دارد که برای مدیریت پروژه‌های در حال اجرا مناسب است.
۱۰. پودیو (Podio)
اگر مدیر بخشی از پروژه یا مسئول فیس‌بوک برای شرکت هستید، با پودیو می‌توانید در حین صحبت با هم‌تیمی‌های خود، وظایفتان را نیز انجام دهید. با اپلیکیشن موبایل و نسخه وب آن می‌توانید برای کارها و پروژه‌های مختلف خود یک فضای کاری (Workspaces) ایجاد کنید. این فضاهای کاری شبیه صفحه‌های فیس‌بوک هستند؛ چون همانند محیط فیس‌بوک، همکارانتان می‌توانند مطالب را به اشتراک گذاشته و در مورد آن‌ها نظر بدهند. به علاوه می‌توانید برای برقراری ارتباط خصوصی با مشتری‌ها یا هم‌گروهی‌های‌تان از این پلتفرم استفاده کنید؛ زیرا این برنامه برای ایجاد حریم خصوصی تنظیمات گسترده‌ای دارد.
۱۱. تسک‌ورلد (Taskworld)
ویژگی مثبت تسک‌ورلد مدیریت پروژهها و تعیین وظایف اصلی و فرعی است. ویژگی ارزیابی این برنامه به شما کمک می‌کند تا جدای از سایر برنامه‌های مدیریت پروژه مشابه، عملکرد کارتان را بررسی کرده و به آن‌ها بازخورد دهید.
۱۲. واندرلیست (Wunderlist)
ابزار واندرلیست بیشتر برای تهیه لیستی از کارهای شخصی در گوشی‌های موبایل عرضه شده است و عملکرد خاص دیگری ندارد. واندرلیست برای پیگیری تقاضای مشتری‌ها نیز یک لیست در اختیار شما قرار می‌دهد.
۱۳. ماندی دات کام (Monday.com)
ماندی دات کام یک پلتفرم وب برای مدیریت وظایف، به خصوص کسب‌وکار‌ها و دفترهای نمایندگی است. این برنامه مثل آسانا و ترلو می‌تواند روند پیشرفت کارها را در یک داشبورد نشان دهد یا وظایف تعیین شده را به اعضا محول کند. اعضای تیم بازاریابی با استفاده از این برنامه می‌توانند با بودجه احتمالی که در ذهن دارند، برنامه‌ریزی کنند.
ابزارهایی برای زمان‌بندی و میزبانی جلسه‌های مجازی
۱۴. زوم (Zoom)
زوم یک پلتفرم با رابط کاربری آسان برای دسکتاپ است. با زوم می‌توانید جلسه‌های مجازی با تیمتان را زمان‌بندی، ضبط و اجرا کنید. این جلسه‌ها می‌توانند از راه دور با رایانه، گوشی هوشمند یا یک تماس صوتی اجرا شوند. در جلسه‌ها نیز می‌توانید صفحه نمایش خود را به هم‌تیمی‌های‌تان نشان دهید تا آن‌ها نیز کارتان را ببینند.
۱۵. گوتومیتینگ (GoToMeeting)
گوتومیتینگ هم مانند زوم، به شما امکان زمان‌بندی و اجرای جلسه‌ها و وبینارهای مجازی را می‌دهد که کاربران می‌توانند وارد این جلسه‌ها شده یا با تماس گرفتن با میزبان تنها صدای او را بشنوند. بعد از اتمام جلسه‌ها می‌توانید فایل‌های ضبط شده را برای اعضا ارسال کنید.
۱۶. گوگل هنگ‌اوت (Google Hangouts)
تقریباً همه ما با برنامه گوگل هنگ‌اوت آشنا هستیم و تا به حال از آن استفاده کرده‌ایم؛ زیرا همیشه در دسترس است. اگر از تقویم گوگل (Google Calendar) برای مدیریت برنامه‌ها یا جی‌میل (Gmail) به جای ایمیل خود استفاده می‌کنید؛ گوگل هنگ‌اوت نیز می‌تواند گزینه راحت و مناسبی برای شما باشد.
۱۷. جوین دات می (Join.me)
جوین دات می برای به اشتراک‌گذاری سریع و آسان صفحه نمایش در جلسه‌ها ابزار بسیار قدرتمندی است. علاوه بر زمان‌بندی، اجرای سریع جلسه‌های مجازی و به اشتراک‌گذاری صفحه می‌توانید در فضای جلسه خودتان یک URL ایجاد کنید تا اشخاص هر زمانی که خواستند، به آن وارد شوند و با شما جلسه داشته باشند.
۱۸. اسکایپ (Skype)
تا به این لحظه بسیاری از ما از اسکایپ استفاده کرده‌ایم. با اسکایپ می‌توانید میزبان جلسه‌های رایگان و مجازی باشید. به علاوه در گروه‌های ایجاد شده به بحث و گفتگو بپردازید. اگر از نسخه پولی اسکایپ استفاده کنید، می‌توانید جلسه‌ها و تماس‌های بین‌المللی نیز داشته باشید.
۱۹. اوبر کنفرانس (Uber Conference)
اگر مدام شناسه کاربری خود را در جلسه‌ها فراموش می‌کنید یا نگران این هستید که چه کسی به تماس اضافه شده یا چه چیزی گفته شده است، می‌توانید برنامه اوبر کنفرانس استفاده کنید. به علاوه با این برنامه می‌توانید صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارید و برنامه را در تلفن همراه خود نیز نصب کنید.
با اسم خودتان می‌توانید تماس‌های تصویری ایجاد کنید و هر وقت کسی به این تماس اضافه شد، به راحتی در داشبورد ویدیوها را ببینید. همچنین وقتی کسی در حال صحبت است، فید ویدئوی آن‌ها روشن‌تر می‌شود تا بتوانید متمرکزتر شوید.
۲۰. تقویم گوگل (Google Calendar)
به جای اینکه یک مکالمه طولانی در مورد تعیین زمان جلسه داشته باشید، بهتر است از تقویم جی سوییت گوگل استفاده کنید. با ویژگی‌های مناسب این برنامه می‌توانید تقویم‌ها را با همکارانتان به اشتراک بگذارید. همچنین وقتی که بخواهید با همکارانتان زمان جلسه‌ای را مشخص کنید، می‌توانید به راحتی اسم‌های آن‌ها را جست‌وجو کرده و یک زمان پیشنهادی را ثبت کنید. وقتی این کار را انجام می‌دهید، می‌توانید یادداشت‌هایی هم در آن مورد بنویسید: «من این جلسه را برای بحث در مورد خبرهای کسب‌وکار برگزار می‌کنم. اگر این زمان تعیین شده برای شما مناسب نبود، به من بگویید.»
ابزارهایی برای مکالمه آسان و سریع با همکاران
۲۱. اسلک (Slack)
ابزار اسلک برای مکالمه‌های سریع به صورت تک‌به‌تک یا گروهی در تیم بسیار سودمند است. می‌توانید گفتگوها را برحسب موضوع منظم کرده و فعالیت‌ها را در پلتفرمی مانند گیت‌هاب، ترلو و پینگدام (Pingdom) ضمیمه کنید. اسلک مثل یک دفتر کار مجازی است. می‌توانید یک کانال نیز برای هر مشتری ایجاد کرده و تنها اشخاص مربوط به آن پروژه را اضافه کنید.
۲۲. واتس‌اپ (WhatsApp)
اگر یک تیم دورکار در سراسر جهان دارید یا باید به طور منظم با مشتری‌های بین‌المللی در ارتباط باشید، می‌توانید از واتس‌اپ استفاده کنید. واتس‌اپ یک پلتفرم ارتباطی بزرگ است که به شما اجازه می‌دهد تا مکالمه‌های گروهی درست کنید؛ به اعضا پیام متنی بفرستید؛ با چند میزبان به طور هم‌زمان تماس تصویری برقرار کنید یا تماس رایگان صوتی داشته باشید.
۲۳. فلوداک (Flowdock)
کار با برنامه فلوداک و نسخه وب‌سایت آن آسان است. فلوداک مانند اسلک یک پیام‌رسان فوری است که با جیرا، گیت‌هاب، بیس‌کمپ، آسانا، اسمبلا، ترلو و بسیاری از برنامه‌های دیگر هماهنگ می‌شود.
ابزارهای مهم مدیریتی
۲۴. گوگل درایو (Google Drive)
گوگل درایو اغلب خودش را بهروزرسانی می‌کند؛ یعنی درست زمانی که کار با آن را یاد گرفتید و کارهای‌تان را نظم دادید، سریع تغییر می‌کند. به علاوه ابزاری رایگان است که تمام اطلاعات شما را ذخیره و منظم می‌کند و می‌توانید با چند شخص مختلف روی یک پروژه کار کنید.
۲۵. دراپ‌باکس (Dropbox)
نمی‌توان فایل‌های پرحجم را با ایمیل فرستاد. به همین خاطر است که از این برنامه استفاده می‌کنیم. دراپ‌باکس، ابزار مناسبی برای فریلنسرها و ساماندهی کارهای‌شان است. فریلنسرها به راحتی می‌توانند اسناد و کارهای خود را در پوشه‌های ماهانه بارگذاری کرده و به شما پیام دهند تا آن‌ها را بررسی کنید.
۲۶. ادوبی کریتیو کلود (Adobe Creative Cloud)
برنامه‌های ادوبی کریتیو کلود مثل فوتوشاپ (Photoshop)، این‌دیزاین (InDesign) و ایلاستریتور (Illustrator) به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌های طراحی یا نمونه‌های مجازی بسازید که بعداً توسط اعضای تیم ویرایش و بهروزرسانی می‌شود.
۲۷. کانوا (Canva)
کانوا هم مانند ادوبی است؛ با این تفاوت که استفاده از آن برای افراد مبتدی آسان‌تر است. در کانوا می‌توانید حساب‌هایی برای تیم درست کنید و از این طریق الگوها و نمونه‌های طراحی خود را با همکارانتان از راه دور به اشتراک بگذارید. با این برنامه می‌توانید در حالی که از خانه کار می‌کنید، به همه پوشه‌های طراحی یا تصاویر برند شرکت دسترسی داشته باشید و آن‌ها را ویرایش کنید.
ابزارهایی برای اطلاعیه‌های تیمی و اسناد داخلی
۲۸. کانفلوئنس (Confluence)
شما با این پلتفرم می‌توانید برای تیمتان یک وبلاگ داخلی یا قابل ویرایش (Wiki) بسازید. کانفلوئنس مانند یک مدیر تیم عمل می‌کند و اسناد، یادداشت‌ها، بهترین نمونه‌ها، موارد مورد نیاز محصول‌ها و برنامه‌ریزی‌ها را در یک محیط با قابلیت جست‌وجو ذخیره می‌کند.
نکته درمورد نسخه Pro: می‌توانید آن را با گلیفی (Gliffy) هماهنگ کنید تا به سرعت به نسخه وب با عملکرد بهتر وصل شوید.
۲۹. گیت‌هاب ویکی (GitHub Wiki)
شرکت‌های بازاریابی درون‌گرا (Inbound Marketing) از گیت‌هاب ویکی برای معارفه و آشنایی کارمندان جدید با فرآیند سازمان استفاده می‌کنند؛ زیرا این برنامه با جمع‌آوری منابع لازم به کارمندان جدید کمک می‌کند تا دانش لازم را فرا بگیرند.
۳۰. لوم (Loom)
اگر می‌خواهید کارهای تیمی را با روشی آسان اعلام کنید و از طرفی وقت کافی برای برگزاری یک جلسه ندارید، از لوم استفاده کنید. با این ابزار می‌توانید ارائه یا صدای خود را ضبط کنید تا گزارش و اطلاعیه کاملی به تیم بدهید. سپس لینک آن را دریافت کنید و مثل پیام‌‌رسان‌ها و ایمیل‌های فوری در کانال‌‌های کاری‌تان پخش کنید.
ابزارهای دورکاری برای پیگیری روند و پیشرفت کاری اعضا
۳۱. تایم داکتر (Time Doctor)
آیا می‌خواهید بدانید که اعضای تیمتان چگونه وقت خود را صرف صورتحساب‌های مشتری یا کارهای دیگر می‌کنند؟ یا اینکه میزان بهره‌وری آن‌ها در شرکت چقدر است؟ پس از تایم داکتر استفاده کنید.
با تایم داکتر، شما و تیمتان می‌توانید پروژه‌هایی تعریف کنید و هنگام شروع برای انجام آن‌ها زمان بگیرید. به علاوه این ابزار برای فریلنسرهای دورکار نیز کاربرد بسیاری دارد. داشبورد تایم داکتر، تعداد ساعت‌هایی را که همکارانتان در طول روز کار کرده‌اند، به شما نشان می‌دهد. همچنین به اطلاع شما می‌رساند که افراد وقت خود را بیشتر صرف کدام پروژه کرده‌اند.
۳۲. هاروست (Harvest)
برای کنترل کردن زمان و مخارج، هاروست یک برنامه ساده و کارآمد است. با هاروست به راحتی می‌توانید پروژهها را تعریف کنید یا یک لیست انجام کار بسازید. هنگام شروع به کار نیز می‌توانید زمان بگیرید. این ابزار به شما نشان می‌دهد که برای کارهایی مثل نوشتن مطالب وبلاگ، تعیین استراتژی یا بازاریابی ایمیلی (Email marketing) چقدر زمان صرف کرده‌اید.
۳۳. آی‌دان‌دیس (iDoneThis)
برای افرادی که همیشه یادشان می‌رود که روز گذشته چه کارهایی را انجام داده‌اند؛ آی‌دان‌دیس برنامه مناسبی است. این ابزار با فرستادن خلاصه‌ای از اینکه هر کسی چه کاری انجام داده است، این مشکل را حل می‌کند.
ابزارهای دورکاری برای تصمیم‌‌گیری‌های گروهی
۳۴. پلی دات اِی‌آی (Polly.ai)
وقتی تیم شما باید تصمیم فوری بگیرد، ابزار پلی دات اِی‌آی به شما کمک می‌کند تا یک نظرسنجی بسازید. همچنین این نظرسنجی را با پلتفرم‌هایی مثل اسلک ارسال کنید تا بقیه اعضای تیم نیز بتوانند به آن رأی بدهند.
۳۵. دودل (Doodle)
آیا نیازمند یک برنامه برای برگزاری جلسات خود هستید؟ دودل یک پلتفرم رأی‌گیری است که با آن می‌توانید سؤال‌هایی فوری از تیمتان بپرسید و از رأی آن‌ها آگاه شوید. همچنین می‌توانید یک نظرسنجی برای تعیین زمان جلسه ایجاد کنید تا ببینید اعضا با چه زمانی موافقند و سپس آن‌ها را با هم هماهنگ کنید.
سخن پایانی
امروزه کارمندان شما باید بتوانند وظایفشان را با دورکاری به بهترین شکل ممکن انجام دهند. آن‌ها باید به منابع و ابزارهای مناسب دسترسی داشته باشند تا در خانه نیز مانند محل کار با بهره‌وری بالاتری کار کنند.
می‌دانیم هر شخصی متفاوت با شخص دیگر کار می‌کند و چالش‌های کاری مخصوص به خود را دارد. اما وقتی بحث بهره‌وری در کار و سازمان مطرح می‌شود، می‌توانید از یکی از این ۳۵ ابزار ذکر شده استفاده کنید.
منبع: کانون مشاوران مدیریت و مهندسی ایران
دیدگاه شما